Geplaatst op
Als je een bedrijf runt dan dien je goed om te gaan met archieven. Vroeger was het nog veel fysiek, maar eigenlijk is een digitaal archief tegenwoordig onmisbaar. Hoe ga je om met oude archieven die je nog niet hebt gedigitaliseerd? Het scannen van je archief biedt hier een oplossing voor, maar hoe werkt zoiets eigenlijk?
Wat moet je doen voordat je archief gaat scannen?
Aan het begin van het archief scannen moeten alle documenten worden voorbereid, zodat ze gemakkelijk door de documentscanner kunnen gaan. Dit kan onder andere zijn: losmaken, vouwen verwijderen en de nietjes eruit halen. Soms is het mogelijk om met beeldmanipulatie de kwaliteit van de oudere documenten te verhogen.
Wat zijn de voordelen van digitaal scannen?
Het digitaal laten scannen en archiveren van je opgeslagen documenten is om twee belangrijke redenen voordelig. Een daarvan is de veiligheid van de gegevens: je hoeft zich geen zorgen te maken dat de papieren kopieën door ouderdom beschadigd, verloren of bedorven raken. De digitale kopie blijft altijd intact. Ook is het gemakkelijk om back-ups te maken zodra de scans zijn genomen, je kunt dit opslaan op je computer, op een cd zetten óf een externe harde schijf gebruiken.
Het tweede grote voordeel is het snel terugvinden van documenten. Het enige wat je nodig heeft om een document op te halen dat je in opslag hebt is je computer. Dit scheelt natuurlijke meerdere minuten per keer dat je een archief wilt raadplegen. Kun je je nog voorstellen dat je bij wijze van spreken zes documentlades moet openen voordat je jouw papiertje gevonden hebt?
Wat zijn voorbeelden van archieven die je digitaal wilt hebben?
Deze documenten zijn mogelijk niet vereist voor de dagelijkse bedrijfsvoering, maar moeten op verzoek worden opgeslagen en beschikbaar worden gesteld voor juridische redenen of voor je bedrijfsproces. Enkele van de documenten zijn: financiële gegevens (zoals oude jaarrekeningen), medische gegevens, projectgroep documenten en klantgegevens.